Zimbra – Postfach, Kalender, E-Mail Exportieren

Zimbra 8.8.8 – Postfach, Kalender, E-Mail, Kontakte Exportieren

 

Die Kontaktliste, Kalender oder auch das ganze Postfach als Endnutzer zu Exportieren ist einfacher als gedacht. Mit folgenden schritten könne Sie im Webclient Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben oder auch Dateien aus einem selbst festgelegten Zeitraum herunterladen. Bevor Sie jedoch alle E-Mails aus Ihrem Postfach herunterladen wäre folgende Anleitung Interessant. In der Anleitung zeigen wir Ihnen wie Sie zu alte E-Mails automatisch löschen lassen, klicken Sie hier.

Postfach Exportieren

  1. Melden Sie sich in Ihrem Postfach an (Webclient) und rufen Sie unter „Einstellungen“->“Importieren/Exportieren“ auf.
    Einstellungen-exportieren-importieren
  2.  Setzen Sie nun einen Haken unter „Erweiterte Einstellungen“. Wählen Sie aus welche Daten Sie herunterladen möchten und klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche „Exportieren“.erweiterte-einstellungen

Nun wird Ihr gewünschter Inhalt im Format „.tgz“  heruntergeladen. Um Dateien zu Importieren, müssen Sie die Datei im bereich Importieren auswählen und unten rechts auf „Importieren“ klicken.

Zimbra: alte Mails automatisch löschen

Zimbra 8.8.6 – alte Mails automatisch löschen

 

Wer kennt es nicht? Es gibt unzählige Situationen, bei denen Sie E-Mails nicht direkt löschen wollen, und schon verschwinden diese in Ordnern und werden nie wieder aufgerufen.
Damit Ihr Postfach nicht aus allen Nähten platzt und sich selber „sauber“ hält und aufräumt, sind nur die folgenden Schritte nötig.

Zimbra-Mail-Löschung aktivieren

  1. Melden Sie sich in dem Zimbra-Webclient an und führen Sie einen Rechtsklick bei dem gewünschten Ordner aus. Nun öffnen sich die Optionen des Ordners, wählen Sie „Eigenschaften bearbeiten“ aus.
  2. Öffnen Sie den Punkt „Aufbewahrung“.
  3. Wählen Sie die Option „Mail-Löschung aktivieren“ aus und richten Sie eine gewünschte Löschschwelle aus.

Jede E-Mail, die nun den definierten Löschschwellenwert überschreitet, wird automatisch gelöscht. Gehen Sie vorher sicher, dass sich in dem ausgewählten Ordner keine Mails befinden, die Sie noch benötigen.

Zimbra Zwei Faktor Authentifizierung

Zimbra 8.7 – Zimbra Zwei Faktor Authentifizierung

Ab der Zimbra Version 8.7 ist es möglich das Sicherheitsfeature Zwei Faktor Authentifizierung (2FA) zu nutzen, welches viele Personen außer acht lassen oder erst gar nicht mitbekommen haben. Die Zwei Faktor Authentifizierung sorgt dafür, dass Sie zum einloggen in Ihr Konto nicht nur das Passwort brauchen, sondern auch einen Code/Schlüssel der auf Ihrem Smartphone generiert wird. Dadurch ist es dritten nur noch möglich mithilfe Ihres Smartphones auf Ihr Postfach zuzugreifen (Mehr dazu in unserem Blog). Die Zwei Faktor Authentifizierung richten Sie wie folgend ein:

Zwei-Faktor Authentifizierung einrichten:

  1. Öffnen Sie im Webclient „Einstellungen“ und anschließend links das Feld „Accounts“. Klicken Sie unter „Account-Sicherheit“ auf „Einrichtung der zweistufigen Authentifizierung“.
  2. Wählen Sie nun „Einrichtung beginnen“ aus.
  3. und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster mit einem Schlüssel/Code. Diesen müssen Sie in der jeweiligen Authentifizierungs-App eintragen. 
  5. Tragen Sie ihre Daten nun in Ihrer App ein. Auf einem IOS Smartphone haben wir dafür den Google Authenticator genutzt. (Eine genaue Liste mit möglichen Apps für die jeweiligen Smartphone Betriebssysteme finden Sie unten).
  6. Wenn Sie nun alles bestätigt haben und sich das Einrichtungsfenster geschlossen hat, haben Sie weitere Optionen zur Zwei Faktor Authentifizierung vorliegen. Die weiteren Optionen können Sie je nach belieben vornehmen.
  7. Wenn Sie sich jetzt erneut Einloggen wollen, müssen Sie zusätzlich zu Ihrem Passwort einen Code eingeben. Der Code wird entweder beim öffnen der genutzten App generiert oder per Mitteilung weiter gegeben.

Mit diesen einfachen schritten lässt sich die Absicherung Ihres Postfaches vor Fremdzugriffen enorm erhöhen. Ein weiterer Vorteil ist natürlich auch das die Zwei Faktor Authentifizierung von vielen weiteren Apps und Programmen unterstützt wird, somit können Sie auch gleich beispielsweise Ihren Social-Media Zugang absichern.

Apps für die Zwei Faktor Authentifizierung:

IOS:

  • Google Authenticator
  • Authy
  • Red Hat FreeOTP

Android:

  • Authenticator
  • Authy
  • Red Hat FreeOTP

Und natürlich noch für den Computer:

Desktop,Computer

  • Authenticator
  • Virtual TokenFactor
  • Yubico

Zimbra Chat

Zimbra 8.8.6 – Zimbra Chat

Mit der Zimbra Version 8.8.6 kommt Zimbra Chat, ein instant messenger (IM) bei Zimbra dazu. Falls im Unternehmen kein IM vorhanden ist, ist es eine gute Möglichkeit den IM-Dienst zu nutzen, doch falls man schon eine IM-Lösung hat oder einfach den Zimbra Chat deaktivieren oder aktivieren will muss folgende Schritte befolgen.

Zimbra Chat deaktivieren oder aktivieren:

  1. Klicken Sie auf Einstellungen.
  2. Wählen Sie nun aus der linken Seite die Option Zimlets aus.
  3. Entfernen Sie nun den Haken aus dem Feld “ OpenChat Zimlet for Zimbra“ und klicken Sie oben Links auf „Speichern“.
  4. Klicken Sie nun bei der neu geöffneten Meldung auf „Ja“ um Ihren Webclient neuzuladen.
  5. Nun wird der Chat nicht mehr angezeigt. Falls Sie den Chat wieder aktivieren wollen, müssen Sie den Punkt „OpenChat Zimlet for Zimbra“ unter „Einstellungen“ und „Zimlets“ einschalten. 

 

Mit der neuen Zimbra Version kommen sehr nützliche Neuerungen dazu, ActivSync lässt dich die mit dir geteilten Kalender, Kontaktlisten und Aufgaben auf dein Smartphone synchronisieren. Eine Anleitung zum einrichten findest du hier. Natürlich haben wir auch einen Blogartikel für euch, diesen findet Ihr hier.

Hornetsecurity Websafe

Eine wirklich geheimer E-Mailverkehr ist nur möglich, wenn E-Mails via OpenPGP oder s/mime verschlüsselt werden. Cloud Office Konten können eine s/mime Verschlüsselung automatisch über das HORNETSECURITY Portal realisieren. Wenn der Kommunikationspartner selbst keine Verschlüsselungstechnologie verwendet, kann eine E-Mail trotzdem vertraulich zugestellt werden, indem man den Websafe nutzt. „Hornetsecurity Websafe“ weiterlesen